Mire való a pénztárnapló:

2014.03.14.

Mire való a pénztárgépnapló? Figyelem fontos új változások!

Már az elején szeretném leszögezni, hogy a pénztárgépnapló olyan fontos okmány, olyan mint a gépjárművek számára a forgalmi engedély.

Négy nagyon FONTOS szabály van a pénztárgépnaplóval kapcsolatban:

1.  vezetése,
2.  szigorú számadás alá vonása,
3.  tárolása,
4.  megőrzése,

A 2. és 4. pont teljesen új követelmény, amelyet ha nem teljesítenek, akkor számíthatnak az adóhivatal büntetésére.

1. A pénztárgépnapló vezetése kötelező.

• A pénztárgépnaplóba a pénztárgép üzemelésével és szervizelésével kapcsolatos bejegyzéseket kell megtenni.
• A pénztárgépnapló végig kíséri a pénztárgép egész élet útját az első üzembe helyezéstől a forgalomból történő végleges kivonásig.
• Ha bárki a forgalmazóktól új vagy használt pénztárgépet vásárol, akkor a vásárlással egy időben új pénztárgépnaplót kell az eladónak kiállítani.
• Pénztárgépnapló nélkül a pénztárgép nem helyezhető üzembe.
• A pénztárgép eladásáról és beüzemeléséről készült formanyomtatvány 1 példányát a forgalmazó (pénztárgép szerviz) megküldi a NAV-nak, ahol az adózót és az általa használt pénztárgépet és annak telephelyét nyilvántartásba veszik.
• A pénztárgép műszerész az adózó telephelyén üzembe helyezi a pénztárgépet, majd teljesíti fenti kötelezettségét a NAV felé.
• Innentől kezdve a NAV ellenőrizheti az adózót a bejelentett telephelyén annak megállapítása céljából, hogy az a pénztárgéppel hogyan teljesíti nyugta kibocsátási kötelezettségét. Továbbá ellenőrzi, hogy a pénztárgépnapló az üzemeltetés helyén van-e? És végül azt is ellenőrzi, hogy a pénztárgépnapló vezetése megfelel-e az előírásoknak?
• Ha a pénztárgép online üzemmódban kerül beélesítésre, akkor a pénztárgéppel a NAV-hoz történő bejelentkezést a NAV visszajelzi, amelytől kezdve az előírt adatszolgáltatás csak ilyen formában teljesíthető.
• A pénztárgépnaplóban minden olyan eseményt pontosan rögzíteni kell, amely működésével és használatával kapcsolatos. Melyek ezek az esetek? Ha -
§ A pénztárgép váratlanul meghibásodik és működésének helyreállítása az adózó vagy alkalmazottja, képviselője nem képes, akkor az üzemzavar pontos idejét (év, hó, nap, óra, perc) rögzíteni kell a pénztárgépnaplóban, amelyet az alkalmazott is megtehet, ha erre munkaadójától felhatalmazást kap. Továbbá ugyanekkor rögzíteni kell azt is, hogy a gép meghibásodásáról a szervizt értesítették.
§ A pénztárgép éves forgalmi kiíratására kerül sor, amelyet a műszerészen kívül a gép üzemeltetője is elvégezhet.
§ A gép, javításra kerül a szervizbe és a javítás idejére cseregép, kerül kiadásra.
§ A meghibásodott pénztárgép javítása befejeződött és visszakerül eredeti helyére.
§ A pénztárgép elveszett vagy megsemmisült és újra hasznosítására nincs remény.
§ A pénztárgépet az adóhatóság vizsgálat céljából határozattal bevonja, majd ha a vizsgálatot lefolytatta, visszaadja. Mind két dátumot rögzíteni kell.
Az események pontos rögzítésének az a jelentősége, hogy a bejegyzések igazolják azt, hogy a pénztárgép miért nem üzemel és azt is, hogy az adózó számára kötelezően előírt nyugtaadási kötelezettségét miért nem pénztárgéppel, hanem más módon teljesíti, továbbá, hogy az éves forgalom kiíratása kötelezettségének határidőre eleget tett. Ez minden tárgy évet követő február utolsó napja. Az éves forgalom kiíratásának szalagját meg kell őrizni, de nem kell a gépnaplóban tartani, ellenben úgy kell tárolni, hogy az a NAV felszólítására bármikor bemutatható legyen.
Ha a gépnapló vezetése egyeltalán nem, vagy nem az előírok szerint történik, akkor a NAV a mulasztásért bírságot szabhat ki.

2. Mikor kell a pénztárgépnaplót szigorú számadás alá kell vonni?

Attól a pillanattól kezdve, amikor valaki pénztárgépet szerzett be és azt a szerviz üzembe helyezte.
Ugye többeknek feltűnt, hogy ez a korábbi szabályokhoz képest újdonság!
Azzal remélem mindenki tisztában van, hogy a vállalkozás során mit kell szigorú számadás alávonni? Ha nem, akkor felsorolom, melyek azok a bizonylatok és okmányok, amelyek szigorú számadás alá vonása kötelező:
1. a (tételes) számla tömb,
2. az egyszerűsített, vagy más néven készpénzfizetési számla tömb,
3. a nyugta tömb és nem utolsó sorban,
4. a pénztárgépnapló.
A számviteli törvény nem a szigorú számadás alá vonandó bizonylatok fajtáit sorolja fel, hanem az ilyenként kezelendők tartalmát határozza meg. Ezt az előírást megerősíti az SZJA és az ÁFA törvény is.
A rendelkezés szerint minden olyan nyomtatványt, amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni.
A gépnapló csak abban az esetben minősül adóigazgatásra alkalmasnak, ha az előre nyomtatott és folyamatos sorszámozással ellátott okmány. Nem tudom, hogy a kereskedelemben forgalmaznak-e már ilyet? Ha nem, akkor a gépnaplót laponként házilag be kell számozni, és iktatószámmal kell ellátni.
A gépnaplót is a többiekhez hasonlóan a kézhez vételt követően azonnal be kell vezetni a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásába.

3. Hol kell tárolni a gépnaplót?

Az üzemeltető a gépnaplót köteles az üzemeltetés helyén tartani. Ez azért fontos, mert a pénztárgép használatát ellenőrző adóhatóság és a gép szervizelését végző szerv csak így tud meggyőződni arról, hogy ki a pénztárgép arra jogosult felhasználója, üzemeltetője. A műszerész számára előírás, hogy ha a gépnapló nincs az üzemeltetés helyén, akkor a szerviz tevékenység nem kezdhető el.
Ha a pénztárgép üzemeltetésének helyén ellenőrzést végző adóellenőrök a pénztárgépnapló hiányát állapítják meg, akkor az üzemeltető biztosan számíthat mulasztási bírságra, még akkor is, ha azt a hivatal felhívására később bemutatja.
A gépnaplót a gép közelében, olyan helyen célszerű tartani, amihez az arra jogosultak (a használók) akkor is hozzá férhetnek, ha az üzemeltető nincs jelen. Az alkalmazottak elől nem elzárni kell a gépnaplót, hanem meg kell nekik mondani, hogy az hol található. Tárolására célszerű kijelölni egy állandó helyet.

4. Meddig kell megőrizni a pénztárgépnaplót?

Az üzemeltető köteles a pénztárgépnaplót a lezárásától számított 8 (nyolc) évig megőrizni.
De nemcsak a gépnaplót, hanem ezen felül a beszerzését igazoló számlát, a pénztárgép éves forgalmi kiíratások szalagjait, a záró kiíratás szalagját és a NAV felé továbbított adatközlő lapok másolatait is.

Forrás: www.ugyvezeto.hu/cikk/104139/mirevaloapenztarnaplo

Réda Mihály adószakértő